Layanan
Sistem operasional custom untuk pabrik di Indonesia
Sistem operasional custom menyatukan angka yang menjalankan pabrik, seperti kas, penjualan, produksi, dan stok, dari sistem tempat data itu sebenarnya berada, termasuk spreadsheet, ke dalam satu tempat yang diperbarui otomatis. Kyn Technology membangun sistem ini untuk perusahaan manufaktur di Indonesia dan mengirim ringkasan harian ke grup WhatsApp tim.
Rilis pertama yang terfokus dapat berjalan dalam sekitar 14 hari setelah ruang lingkup, akses, dan integrasi disepakati. Hak atas hasil kerja custom dialihkan kepada klien setelah pelunasan pembayaran, sesuai syarat dan ketentuan.
Di halaman ini
Masalah ERP dan Excel
Banyak pabrik sudah membayar ERP atau sistem akuntansi. Namun pekerjaan sehari-hari tetap berjalan di spreadsheet, karena sistem tidak menyimpan data yang dibutuhkan tim, atau tidak ada yang bertanggung jawab menyesuaikannya.
Salah satu klien KYN, sebuah perusahaan manufaktur, menggunakan beberapa sistem ERP tanpa tim teknis yang mengelolanya. Staf bekerja di Google Sheets menggunakan akun pribadi. KYN mengaudit apa yang benar-benar dipakai, memberi rekomendasi, lalu membangun ulang semuanya menjadi satu sistem yang digunakan oleh staf.
Isi sistem
Laporan harian untuk pimpinan
Kas, penjualan, dan produksi dari data terkini, dikirim ke WhatsApp sebelum jam kerja dimulai.
Peringatan dini
Sisa kas, pengeluaran departemen yang melebihi anggaran, dan pendapatan yang berisiko, disampaikan selagi masih ada waktu untuk bertindak.
Tampilan per departemen
Pembelian, gudang, produksi, dan keuangan melihat angka masing-masing dari data yang sama, sehingga angka di satu rapat sama dengan rapat berikutnya.
Bangun di atas ERP atau ganti
- Data ada di ERP, tetapi sulit diambil? Bangun di atasnya.
- Data ada di spreadsheet karena ERP tidak punya tempatnya? Perluas di sekitarnya.
- ERP tidak didukung lagi atau tidak dapat diintegrasikan? Penggantian dihitung dalam ruang lingkup.
Mengganti ERP mahal dan mengganggu operasional, jadi itu tidak pernah menjadi asumsi awal. Jika alat yang lebih sederhana sudah cukup, itulah yang direkomendasikan.
Data pribadi dan UU PDP
Data karyawan, pemasok, dan pelanggan termasuk data pribadi. Sistem dibangun dengan mengikuti Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU No. 27 Tahun 2022). Aturan akses dan masa penyimpanan disepakati dalam ruang lingkup sebelum data apa pun disimpan. Data di spreadsheet pribadi tidak memiliki kontrol akses, dan hilang bersama karyawan yang keluar.
Cara kerja
- Memahami proses yang berjalan: setiap platform, spreadsheet, dan dokumen yang benar-benar dipakai tim.
- Merancang solusi: alur kerja dipetakan dari awal sampai akhir dan disepakati sebelum dibangun.
- Membangun dan migrasi: sistem, lapisan analitik, dan agen AI, dengan data lama dipindahkan.
- Peluncuran dan pengujian: berjalan dengan pekerjaan nyata, diuji, didokumentasikan, dan tim dilatih.
Pertanyaan umum
Apakah kami harus mengganti ERP?
Biasanya tidak. Pendekatan awalnya adalah membangun di atas ERP yang sudah ada dan menutup celah di sekitarnya. Penggantian ERP hanya dipertimbangkan jika audit menunjukkan sistem tersebut tidak dapat menampung data yang dibutuhkan, dan biayanya dihitung secara terbuka.
Mengapa laporan dikirim ke WhatsApp?
Karena WhatsApp adalah saluran kerja utama di Indonesia. Ringkasan harian di grup WhatsApp dibaca oleh pemilik dan manajer; dashboard yang memerlukan login sering tidak dibuka. Dashboard lengkap tetap tersedia untuk detailnya.
Bagaimana dengan spreadsheet yang dipakai tim sekarang?
Semuanya diaudit terlebih dahulu. Spreadsheet yang berisi data operasional penting dipindahkan ke dalam sistem, sehingga angka tidak lagi tersimpan di file pribadi. Sisanya dihentikan setelah sistem menggantikan fungsinya.
Berapa lama prosesnya?
Sekitar 14 hari untuk rilis pertama yang terfokus, setelah ruang lingkup, akses, dan integrasi disepakati. Data yang berantakan, banyak sistem sumber, dan akses yang lambat adalah alasan umum prosesnya lebih lama.
Apakah KYN bekerja dari Singapura?
Ya. Kyn Technology Pte Ltd terdaftar di Singapura dan bekerja secara jarak jauh dengan klien di Indonesia. Jakarta hanya terpaut satu jam dari Singapura, sehingga jam kerja hampir sama.
Siapa pemilik sistemnya?
Hak atas kode, konfigurasi, dan hasil kerja custom dialihkan kepada klien setelah seluruh pembayaran dilunasi, sesuai bagian 3 syarat dan ketentuan KYN.